Het personeelsdossier. Hoe bouw ik deze op? En wat is hierbij van belang?

Bij uw bedrijf werken diverse medewerkers, waarvan u belangrijke gegevens heeft verzameld. Deze gegevens goed registreren en bijhouden in een personeelsdossier is van immens belang. U bent het allereerst wettelijk verplicht. Daarbij staat u ook sterker wanneer u een medewerker wilt ontslaan. Indien uw medewerker niet naar behoren functioneert, moet u dit aan kunnen tonen middels het personeelsdossier. Maar hoe bouwt u een goed personeelsdossier op? U leest het in dit blog.

Het individuele personeelsdossier

Een personeelsdossier bestaat allereerst uit drie onderdelen: het individuele personeelsdossier, het salarisdossier en het collectief personeelsdossier. Laat ons u wat meer vertellen over het individuele personeelsdossier. In dit dossier begint u eerst met de persoonlijke gegevens van uw werknemer, zoals zijn/haar naam, het telefoonnummer, het adres, de geboortedatum en -plaats van uw werknemer, de burgerlijke stand, het bank- of gironummer, sollicitatiebrief en CV, kopieën van diploma’s, kopie van identiteitsbewijs en het sofinummer. Hieropvolgend voegt u de rechtspositie (oftewel arbeidsovereenkomst) toe. Na deze twee onderdelen kunt u het onderdeel over het functioneren toevoegen, zoals verslagen van functioneringsgesprekken, vastgelegde afspraken, waarschuwingen, etcetera. Ten slotte kunt u nog een ‘diversen’ gedeelte aanmaken, waarin verschillende soorten correspondentie met de werkgever terechtkunnen, zoals trouwkaarten of geboortekaartjes.

Het salarisdossier

Hierin voegt u de gegevens toe omtrent subsidies, toeslagen, het loon, uitkeringen, etcetera.
Ook informatie die te maken heeft met correspondentie richting de Belastingdienst bewaart u in dit dossier. U kunt hierin ook gegevens kwijt omtrent de onkostenvergoedingen, bonusregelingen, een auto van de zaak, de loonbelastingverklaring en het bank- of girorekeningnummer van uw werknemers.

Het collectief personeelsdossier

In het collectief personeelsdossier behoort u een kopie van alle stamkaarten te bewaren, evenals de vakantieregistratie per medewerker en het aantal ziek- en herstelmeldingen van uw medewerkers.

Uw personeelszaken uitbesteden?

Leest u dit blog en vindt u het bijhouden van al deze administratie een hels karwei? En zou u dit het liefst door een betrouwbare externe organisatie willen laten overnemen? Denk dan eens aan payrolling! Door uw administratie aan een payrollonderneming uit te besteden, houdt u meer tijd over om u te focussen op uw eigen bedrijf! Een payrollonderneming kan zich bezighouden met uw arbeidsovereenkomsten, uitbetalingen bij ziekte en fungeert dus eigenlijk als juridisch werkgever van uw personeel. Naar al die administratie heeft u straks geen omkijken meer!