Weet jij waar je aan begint?
Zie jij door de bomen nog het bos? Er komt veel kijken bij het organiseren van een congres. Weet je inmiddels wat je thema wordt? En welke mensen je wilt uitnodigen? Goed zo! Dat zijn de twee eerste belangrijke stappen als je een congres gaat organiseren. Maar wat komt hierna? Wie schakel je in om je te helpen, hoe regel je de registratie, zijn er dingen waar je voor moet opletten? Lees gauw verder voor wat tips over het organiseren van een congres.
Congresorganisatie voor dummies
Een paar makkelijke tips om mee te beginnen. Ten eerste, maak een stappenplan, of een puntenlijstje. Iets waardoor jij en de mensen die je helpen weten wat er wanneer moet gebeuren en hoe dat moet worden uitgevoerd. Zorg ook dat je alle cijfers op orde hebt, dus bijvoorbeeld: wat is ons budget, hoeveel bezoekers kunnen we aan, hoeveel sprekers nodigen we uit? Gaan we te snel, verlies je het overzicht? Dan ben jij misschien niet de ideale persoon om een congres te organiseren. Maakt niet uit, hier volgt weer een tip: zoek iemand die goed kan organiseren. Diegene die altijd alles netjes opschrijft, uitwerkt en altijd weet waar iedereen mee bezig is. Hebben jullie niet zo iemand in de organisatie? Geen nood, de functie van congresorganisator kan je tegenwoordig ook uitbesteden.
What’s next?
Ben je toch blijven doorlezen? Haal dan diep adem en richt je op de volgende belangrijke punten. Weet je of er ruimte is in het budget voor externe sprekers of workshop-leiders? Dit kan goed van pas komen als jouw organisatie niet alle kennis in huis heeft voor dit congres. En weet je al welke stijl of sfeer je wilt uitstralen op je congres? Ga je voor informeel of zakelijk, gedurfd of ingehouden? Denk hier goed over na, want een eerste indruk is namelijk erg belangrijk. En weet je al hoe je alle gasten gaat registreren? Wist je dat er tegenwoordig online systemen zijn voor congresregistratie? Hier kunnen je gasten zich aanmelden, hun persoonlijke uitnodiging lezen, online betalen en zich alvast inschrijven voor een bepaalde spreker. En jij profiteert van het feit dat alle informatie van je congres op één veilige plek beschikbaar is. Dit systeem neemt je veel werk uit handen, zodat jij je kan focussen op de laatste belangrijke details.
Tijd voor het congres? Geniet ervan!
Heb je uiteindelijk alles gedaan om het congres zo goed mogelijk te laten verlopen? Zet dan die laatste dingen die je niet kon oplossen uit je hoofd, want niemand is perfect. Wil je toch weten of er dingen beter hadden gekund? Vraag dan je gasten en mede-organisatoren of ze een evaluatie willen invullen. Zo wordt je volgende congres nog beter! En, last but not least: vergeet niet iedereen te bedanken. Ook al is het met een klein kaartje of briefje, zoiets wordt altijd gewaardeerd. En wie weet komen ze dan de volgende keer weer langs op één van je congressen!